Privacy Policy

About this Privacy Policy

This Privacy Policy explains how 株式会社ＭｅｄｉｃＴｒａｎｓｌａｔｅ, trading as MedicTranslate, collects, uses, stores, discloses and protects personal information.

Definitions

• “MedicTranslate”, “we”, “us” and “our” mean 株式会社ＭｅｄｉｃＴｒａｎｓｌａｔｅ.
• “Customer” and “you” mean a person who visits our website, contacts us, creates an account, purchases or receives a service, or whose information is provided by an authorised person.
• “Personal information” means information relating to an identified or reasonably identifiable individual.
• “Health information” includes medical, medication, treatment, disability, prescription, clinical and other health-related information.
• “Service provider” means an organisation or individual engaged to support the delivery or administration of our services.

This Policy applies to information processed through our website, online forms and portals, translation and interpreting services, healthcare and clinic-support services, medication and customs-document services, communications, appointment booking, customer support and related business operations.

This Policy does not replace any additional privacy notice, consent form, clinic notice or contractual term provided for a particular service.

Responsible organisation

The organisation responsible for the processing described in this Privacy Policy is:

Where another organisation determines how information is processed, such as a participating clinic or hospital, that organisation may also be independently responsible for its processing.

Applicable privacy laws

Depending on the person’s location, the nature of the service and the circumstances of the processing, our activities may be subject to laws including:

• Japan’s Act on the Protection of Personal Information;
• Australia’s Privacy Act 1988 and the Australian Privacy Principles;
• the European Union General Data Protection Regulation;
• the United Kingdom General Data Protection Regulation; and
• other applicable privacy, healthcare, consumer, communications and data-security laws.

Access to our website from a particular country does not necessarily mean that every law of that country applies to every service.

MedicTranslate is not, solely by providing translation or support services, a covered entity under the United States Health Insurance Portability and Accountability Act. Additional contractual or security arrangements may apply where we work for an organisation subject to specific healthcare privacy requirements.

Information we may collect

We seek to collect only information reasonably required for our services and business operations.

Contact information

This may include name, email address, telephone number, address, preferred language, country or region, emergency contact details and communication preferences.

Account and authentication information

This may include account name, username, identifiers, encrypted authentication information, account status, login history and access records. We do not ask customers to disclose their account passwords to our personnel.

Health and medical information

This may include medical reports, referral letters, discharge summaries, prescriptions, medication lists, pathology or imaging reports, clinical correspondence, vaccination records, allergies, diagnoses, symptoms, treatment history, disability or accessibility requirements, healthcare-provider information and other records submitted for translation, interpreting or service coordination.

Medication and travel information

This may include medication names and dosages, prescribing information, supporting medical certificates, intended travel dates, arrival or departure information, destination, customs or import-application details, passport or identity-document information where required, visa or residency information and correspondence with government or customs authorities.

Translation, interpreting and clinic-support information

This may include source and translated documents, requested languages, terminology preferences, appointment details, healthcare-provider details, interpreter availability, accessibility requirements, quality-control notes, clinic correspondence and service-support records.

Identity and authority information

Where necessary, we may collect proof of identity, proof of guardianship, authority-to-act documents, consent forms, powers of attorney and evidence that a person may provide or receive information on behalf of another person.

Payment and transaction information

This may include billing details, transaction amount, payment status, invoice details, transaction identifiers, refunds, tax information and limited payment-method information supplied by the payment processor. MedicTranslate does not ordinarily store complete payment-card numbers or card security codes on its own servers.

Communications and technical information

We may collect emails, support requests, telephone or video communications, messages, complaints and feedback, as well as IP address, browser and device type, operating system, approximate region, pages viewed, referral source, access time, session information, cookie identifiers, error reports and security logs.

Professional and contractor information

For translators, interpreters, healthcare providers, clinic representatives, suppliers and contractors, we may collect professional contact information, qualifications, language capabilities, registrations, experience, availability, contracts, confidentiality undertakings, payment details, tax information, assignments, quality records and related communications.

Information about another person

A customer may provide information about a patient, child, family member, travelling companion or authorised representative. The person providing the information must have lawful authority to do so and should provide the other person with access to this Policy where reasonably practicable.

How we collect information

We may collect information:

• directly from you;
• through the MedicTranslate website or portal;
• when you purchase or request a service;
• through email, telephone, video call or messaging services;
• when you upload a document or book an appointment;
• from an authorised family member, guardian or representative;
• from a clinic, hospital, pharmacy or healthcare professional where authorised;
• from an assigned translator or interpreter;
• from payment, booking and other service providers;
• through cookies and similar technologies;
• from publicly available professional or business sources; or
• where collection is permitted or required by law.

Where reasonably practicable, we collect personal information directly from the individual concerned or from an authorised representative.

How we use information

We may use personal information to:

• translate medical and related documents;
• arrange or provide interpreting;
• validate translated content;
• support medication and customs documentation;
• assist with clinic identification and appointment arrangements;
• facilitate communication between customers and service providers;
• issue quotations and invoices, process payments and manage refunds;
• assign authorised translators, interpreters and other professionals;
• provide service, appointment, delivery, administrative and security notifications;
• authenticate users, control access, prevent misuse and investigate security events;
• review translation quality, correct terminology and improve customer workflows;
• comply with tax, accounting, corporate and legal obligations; and
• manage disputes, complaints, legal claims, audits and privacy or security incidents.

We will not use identifiable medical documents for unrelated advertising or general marketing.

Marketing communications

Where permitted by law, we may use contact details to provide information about related MedicTranslate services. You may unsubscribe at any time. Service, transaction and security communications may still be sent where necessary.

Lawful grounds for processing

The legal basis or authority for processing depends on the applicable law and circumstances. We may process personal information where:

• processing is necessary to provide a requested service or perform a contract;
• you have given valid consent;
• processing is necessary to comply with a legal obligation;
• processing is necessary to protect a person’s vital interests;
• processing is necessary for legitimate business interests that are not overridden by the individual’s rights;
• processing is necessary to establish, exercise or defend legal claims; or
• another lawful basis or exception applies.

Where express consent is required for health or sensitive information, we will request that consent separately or obtain another lawful authority before processing.

Health and sensitive information

We recognise that medical and health information requires a high level of protection. We seek to process such information only where it is reasonably necessary for a requested service, the person has consented, an authorised representative has valid authority, processing is required or permitted by law, or another applicable exception is available.

Customers should avoid submitting information that is not relevant to the requested service. Where practical, irrelevant information may be redacted before upload, although excessive redaction may affect service completeness.

AI-assisted translation and human validation

Use of approved technology

MedicTranslate may use approved machine-translation systems, artificial-intelligence tools, optical character recognition, terminology-management tools, document-processing tools and quality-assurance systems to assist with text extraction, initial translation, terminology consistency, formatting, workflow management and quality review.

Human involvement

Where human validation is included in the selected service, an authorised translator, interpreter, reviewer or other qualified person reviews the relevant output. Human review does not guarantee that every document will be error-free.

No independent medical decision-making

MedicTranslate’s AI and translation systems do not independently diagnose medical conditions, prescribe medication, recommend treatment, approve or refuse healthcare, determine insurance eligibility or replace the judgement of a qualified healthcare professional.

Model training

We do not use identifiable customer medical documents to train MedicTranslate’s own general-purpose artificial-intelligence models. Approved AI, OCR and machine-translation providers are selected and configured so that customer content is not used for general-purpose model training, subject to the agreed service configuration and applicable law.

Terminology resources

We may use de-identified or aggregated terminology corrections to improve internal glossaries and translation consistency. We seek to remove information that directly identifies a patient or customer before such terminology is reused.

When we disclose information

We do not sell or rent personal information. We may disclose information where reasonably necessary to:

• authorised MedicTranslate employees, officers and contractors;
• assigned translators, interpreters and reviewers;
• clinics, hospitals, doctors, pharmacies and healthcare organisations where requested or authorised;
• notaries and document-service providers;
• cloud, hosting, cybersecurity, communications, booking, analytics and other technology providers;
• payment providers such as Stripe;
• lawyers, accountants, auditors, insurers and consultants;
• parties involved in a lawful corporate restructuring or transaction; and
• public authorities, courts or other recipients where disclosure is required or permitted by law.

Assigned professionals are required to comply with confidentiality, privacy and security obligations and receive only the information reasonably necessary for their work.

International access and overseas transfers

MedicTranslate operates internationally and may work with customers, professionals and service providers in more than one country.

Regional storage

Where supported by the relevant service configuration, we seek to use Japan-based infrastructure for services primarily delivered in Japan and Australia-based infrastructure for services primarily delivered in Australia.

The location of primary storage does not necessarily mean that every associated support process, communication, log, backup or authorised access occurs exclusively in that country.

International access

Personal information may be accessed or processed from another country where an assigned professional is located overseas, a customer requests a cross-border service, a provider operates internationally, technical support is delivered from another location, a clinic or professional is overseas, or an international payment or booking provider is used.

Safeguards

Where required, we seek to use contractual privacy terms, data-processing agreements, access controls, encryption, transfer assessments, data minimisation, regional configuration, vendor due diligence and legally recognised transfer mechanisms.

Security safeguards

We apply safeguards designed to protect personal information against loss, misuse, unauthorised access, alteration and disclosure. Depending on the system and service, these may include:

• encryption in transit and at rest;
• role-based permissions and access controls;
• multi-factor authentication;
• logging, monitoring and malware protection;
• secure cloud storage and document-transfer processes;
• confidentiality obligations and personnel access restrictions;
• device-security requirements;
• backup and recovery controls;
• supplier assessments; and
• incident-response procedures.

No Internet-based transfer or storage system can be guaranteed to be completely risk-free. Customers are responsible for securing their own devices, email accounts, passwords and downloaded documents.

Retention and deletion

We retain personal information only for as long as reasonably necessary to provide and support services, maintain security, resolve disputes, manage legal claims, comply with tax and accounting requirements and meet other lawful business purposes.

Medical documents

Unless a different period is disclosed for a particular service, uploaded medical documents and completed translation outputs are removed from the active customer-service environment within seven days after delivery or project closure.

A different period may apply where the customer requests and authorises an extension, the service remains incomplete, a correction or dispute is ongoing, retention is necessary for security or fraud investigation, retention is legally required, a legal hold applies or the document forms part of a separately authorised continuing service.

Backups and system records

Deletion from the active environment may not immediately remove all information from encrypted backups, disaster-recovery systems, security logs, email systems, audit records or records required by law. Residual copies are protected and removed or overwritten according to the applicable retention cycle.

Account, payment and tax records

Account and administration information may be retained while the account is active and for a reasonable period afterwards. Invoices, transaction records and related business records may be retained for the period required under applicable tax, corporate and accounting laws.

Cookies and similar technologies

Our website may use essential cookies and similar technologies for security, network management, sessions, language preferences, forms, authentication and core functionality.

Subject to applicable consent requirements, we may use analytics services to understand page visits, performance, traffic sources, device categories and interaction with public pages. Advertising or conversion-measurement technologies, where used, are described through the website’s cookie settings or Cookie Policy.

Customers may manage non-essential cookie preferences through the available cookie-control interface and browser settings.

Children and authorised representatives

Our standard services are intended for persons aged 18 years or older.

We may process information relating to a person under 18 where a parent, guardian or legally authorised representative requests the service, a clinic lawfully provides the information, processing is necessary for the requested service and applicable authority requirements are satisfied.

A person under 18 should not independently submit medical, identity or payment information without an authorised adult’s involvement. We may request evidence of identity, guardianship or authority.

Your privacy rights

Depending on applicable law, you may have the right to request:

• confirmation of whether we hold or process your information;
• access to, or a copy of, personal information;
• correction of inaccurate or incomplete information;
• deletion, erasure, restriction or cessation of use;
• cessation of certain disclosures;
• withdrawal of consent;
• objection to certain processing;
• portability of eligible information;
• information about relevant overseas disclosures; and
• review of certain processing involving automated systems.

These rights are not absolute and legal exceptions may apply. We may request information reasonably required to verify identity and authority before responding.

We aim to acknowledge requests promptly and respond within the period required by applicable law. We do not ordinarily charge for privacy requests, although a reasonable fee may apply where permitted by law.

Privacy complaints

You may contact us if you believe that we have not handled personal information appropriately.

Please include sufficient information for us to understand what occurred, the information involved, when it occurred, the service concerned and the outcome sought.

We will seek to acknowledge the complaint, assess whether further information is required, investigate the matter, communicate the outcome and take appropriate corrective action where necessary.

We aim to provide a substantive response within 30 days. Depending on applicable law, you may also have the right to complain to Japan’s Personal Information Protection Commission, the Office of the Australian Information Commissioner, a relevant EU supervisory authority or the UK Information Commissioner’s Office.

Data and security incidents

MedicTranslate maintains processes for assessing and responding to suspected privacy and security incidents. Where an incident occurs, we may contain and investigate it, assess risk, take remedial action, preserve evidence and notify affected individuals, providers, business partners or regulators where required by law.

Please contact us promptly if you believe that an account has been compromised, a document was sent to an incorrect recipient, an unauthorised person accessed information or another privacy or security event occurred.

Third-party websites and services

Our website or communications may contain links to third-party websites or services. Those parties may collect and process information under their own privacy policies and terms. MedicTranslate is not responsible for the privacy practices of an independent third party merely because we provide a link to its service.

Business customers, clinics and partners

Where a clinic, hospital, employer, insurer, travel provider or other organisation purchases or coordinates a MedicTranslate service, that organisation may provide information to us, we may process information according to its lawful instructions, and additional contractual privacy and security terms may apply.

Each party’s responsibilities depend on the service arrangement and applicable law.

Changes to this Privacy Policy

We may update this Policy to reflect changes to our services, technology, providers, information-handling practices, legal requirements or transparency standards.

The current version will be published on our website with its effective date and version number. Where required by law, or where a change materially affects how existing information is processed, we will provide additional notice or seek further consent.

Language and interpretation

This Policy may be provided in English, Japanese or another language. The English and Japanese versions are intended to describe the same information-handling practices.

If an inconsistency is identified, please contact us so that it can be reviewed. The interpretation required by mandatory applicable law will prevail.

Contact us

本ポリシーについて

本プライバシーポリシーは、株式会社ＭｅｄｉｃＴｒａｎｓｌａｔｅが個人情報を取得、利用、保存、提供および保護する方法について説明するものです。

用語の定義

• 「当社」とは、株式会社ＭｅｄｉｃＴｒａｎｓｌａｔｅをいいます。
• 「利用者」または「お客様」とは、当社ウェブサイトを閲覧する方、当社に連絡する方、アカウントを作成する方、サービスを購入または利用する方、および権限を有する者から当社に情報が提供された本人をいいます。
• 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該個人を識別できるもの、または他の情報と容易に照合することにより当該個人を識別できるものをいいます。
• 「健康情報」とは、医療、医薬品、治療、障害、処方、診療その他健康に関する情報をいいます。
• 「サービス提供者」とは、当社サービスの提供または運営を支援するために当社が利用する法人または個人をいいます。

本ポリシーは、当社ウェブサイト、オンラインフォーム、顧客ポータル、翻訳・通訳サービス、医療機関受診支援、医薬品・税関関連書類サービス、各種通信、予約、顧客サポートおよび関連事業運営に適用されます。

個人情報取扱事業者

提携する医療機関等が個人情報の取扱方法を独自に決定する場合、当該機関も、その取扱いについて独立して責任を負うことがあります。

適用される個人情報保護法令

利用者の所在地、サービスの内容および個人情報の取扱状況に応じて、当社の活動には以下を含む法令が適用される場合があります。

• 日本の個人情報の保護に関する法律
• オーストラリアのPrivacy Act 1988およびAustralian Privacy Principles
• EU一般データ保護規則
• 英国一般データ保護規則
• その他適用される個人情報保護、医療、消費者、通信および情報セキュリティ関連法令

特定の国から当社ウェブサイトにアクセスできることのみをもって、その国の全ての法令が全てのサービスに適用されることを意味するものではありません。

取得する個人情報

当社は、サービスおよび事業運営のために合理的に必要な情報に限って取得するよう努めます。

連絡先情報

氏名、Eメールアドレス、電話番号、住所、希望言語、国または地域、緊急連絡先、連絡方法に関する希望等。

アカウントおよび認証情報

アカウント名、ユーザー名、識別子、暗号化された認証情報、アカウント状態、ログイン履歴、アクセス記録等。

健康および医療情報

診断書、紹介状、退院時要約、処方箋、医薬品一覧、病理または画像診断報告書、医療上の通信、予防接種記録、アレルギー、診断、症状、治療歴、障害またはアクセシビリティ上の要望、医療従事者情報等。

医薬品および渡航情報

医薬品名、用量、処方情報、医療証明書、渡航予定日、出入国情報、渡航先、税関または輸入申請情報、必要な場合の旅券・本人確認書類、査証・在留資格情報等。

翻訳、通訳および受診支援情報

原文・翻訳文書、対象言語、用語の希望、予約情報、医療機関情報、通訳手配情報、品質管理記録、医療機関との通信等。

本人確認および権限に関する情報

本人確認書類、親権・後見権を示す資料、同意書、委任状、代理権を示す資料等。

決済および取引情報

請求先情報、取引金額、決済状況、請求書、取引識別子、返金、税務情報、決済事業者から提供される限定的な決済情報等。当社は通常、完全なカード番号またはセキュリティコードを自社サーバーに保存しません。

通信内容および技術情報

Eメール、問い合わせ、電話・ビデオ通話、メッセージ、苦情、フィードバック、IPアドレス、ブラウザ・端末情報、閲覧ページ、参照元、アクセス日時、Cookie識別子、エラー情報、セキュリティログ等。

専門職・委託先情報

翻訳者、通訳者、医療従事者、医療機関担当者、供給者または業務委託先に関する連絡先、資格、対応言語、登録、経験、契約、秘密保持、支払、税務、担当業務および品質管理情報等。

第三者に関する情報

患者、未成年者、家族、同行者または代理人等の情報を提供する場合、情報提供者は適法な権限を有していなければなりません。

個人情報の取得方法

当社は、以下の方法で個人情報を取得する場合があります。

• 利用者本人からの直接取得
• 当社ウェブサイトまたはポータル
• サービスの購入または依頼
• 電子メール、電話、ビデオ通話またはメッセージ
• 文書のアップロードまたは予約手続
• 権限を有する家族、後見人または代理人
• 適法な権限に基づく医療機関、病院、薬局または医療従事者
• 担当翻訳者または通訳者
• 決済、予約その他サービス提供者
• Cookieその他類似技術
• 公開されている専門情報または事業情報
• 法令により認められる方法

個人情報の利用目的

当社は、以下の目的で個人情報を利用します。

• 医療文書その他の文書の翻訳
• 通訳の手配または提供
• 翻訳内容の確認
• 医薬品および税関関連書類の支援
• 医療機関の検索および予約調整
• 利用者とサービス提供者との連絡支援
• 見積、請求、決済、返金および取引管理
• 翻訳者、通訳者その他専門職の割当て
• サービス、予約、納品、事務およびセキュリティに関する通知
• 認証、アクセス制御、不正利用防止およびセキュリティ調査
• 翻訳品質、用語および顧客手続の改善
• 税務、会計、会社法その他法令上の義務への対応
• 紛争、苦情、監査、法的請求および事故対応

個人を識別可能な医療文書を、無関係な広告または一般的なマーケティングのために利用することはありません。

個人情報取扱いの法的根拠

個人情報を取り扱う法的根拠は、適用法令および状況によって異なります。当社は、契約の履行、同意、法的義務、生命・重大な利益の保護、正当な利益、法的請求またはその他法令上の根拠に基づき個人情報を取り扱う場合があります。

健康情報または要配慮個人情報の取扱いに明示的な同意が必要な場合、当社は別途同意を取得するか、他の適法な根拠を確認します。

健康情報および要配慮個人情報

当社は、医療および健康情報に高い水準の保護が必要であることを認識しています。当社は、依頼されたサービスに合理的に必要である場合、本人の同意がある場合、権限を有する代理人の承認がある場合、法令により要求または許容される場合等に限り、これらの情報を取り扱います。

利用者は、依頼するサービスに関係のない情報を提出しないようにしてください。

AI支援翻訳および人による確認

承認された技術の利用

当社は、機械翻訳、人工知能、光学文字認識、用語管理、文書処理および品質管理の各種ツールを、文字抽出、翻訳案作成、用語統一、書式設定、ワークフロー管理および品質確認の補助として利用する場合があります。

人による関与

選択されたサービスに人による確認が含まれる場合、権限を付与された翻訳者、通訳者、レビュー担当者またはその他の適切な担当者が出力内容を確認します。

医療判断を行わないこと

当社のAIおよび翻訳システムは、独自に医学的診断、処方、治療推奨、医療提供の承認・拒否、保険資格判断または医療従事者の判断の代替を行いません。

モデル学習

当社は、個人を識別可能な顧客の医療文書を、当社の汎用AIモデルの学習に使用しません。承認されたAI、OCRおよび機械翻訳サービスは、合意された設定および適用法令に従い、顧客コンテンツが汎用モデルの学習に使用されないよう選定および設定されます。

用語資料

当社は、内部用語集および翻訳の一貫性を改善するため、匿名化または集計された用語訂正情報を使用する場合があります。

個人データを提供する場合

当社は個人情報を販売または貸与しません。合理的に必要な場合、以下の者に個人情報を提供することがあります。

• 当社の役員、従業者および委託先
• 担当翻訳者、通訳者およびレビュー担当者
• 依頼または承認を受けた医療機関、病院、医師、薬局および医療関係者
• 公証人および文書サービス提供者
• クラウド、ホスティング、セキュリティ、通信、予約、解析その他技術サービス提供者
• Stripe等の決済事業者
• 弁護士、会計士、監査人、保険会社およびコンサルタント
• 適法な組織再編または事業取引の関係者
• 法令により要求または許容される公的機関その他の提供先

外国からのアクセスおよび越境移転

当社は国際的にサービスを提供しており、複数の国に所在する利用者、専門職およびサービス提供者と業務を行う場合があります。

地域別の保存

関連サービスの設定上可能な場合、主として日本で提供されるサービスについては日本国内のインフラを、主としてオーストラリアで提供されるサービスについてはオーストラリア国内のインフラを使用するよう努めます。

主要な保存場所が特定の国にあることは、関連する全てのサポート、通信、ログ、バックアップまたは権限を有するアクセスが、その国のみに限定されることを意味するものではありません。

保護措置

必要に応じて、契約上の個人情報保護条項、データ処理契約、アクセス制御、暗号化、移転リスク評価、データ最小化、地域設定、委託先審査および法令上認められた移転の仕組みを利用します。

安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正利用、不正アクセス、改変および不正提供を防止するため、以下を含む措置を講じます。

• 通信時および保存時の暗号化
• 役割に基づく権限管理およびアクセス制御
• 多要素認証
• ログ、監視およびマルウェア対策
• 安全なクラウドストレージおよび文書転送
• 秘密保持義務および担当者アクセス制限
• 端末セキュリティ要件
• バックアップおよび復旧管理
• 委託先評価
• インシデント対応手順

インターネットを利用した移転または保存について、完全にリスクがないことを保証することはできません。

保存期間および削除

当社は、サービス提供、品質管理、アカウント管理、セキュリティ、紛争解決、法的請求、税務・会計上の義務その他適法な事業目的に合理的に必要な期間に限り、個人情報を保存します。

医療文書

特定のサービスについて別の期間を通知する場合を除き、アップロードされた医療文書および完成した翻訳文書は、納品または案件終了後7日以内に、通常の顧客サービス環境から削除されます。

利用者が保存期間の延長を依頼した場合、サービスが未完了の場合、訂正・苦情・紛争が継続している場合、セキュリティ調査、法令上の保存、法的保全または別途承認された継続サービスがある場合は、異なる期間が適用されることがあります。

バックアップおよびシステム記録

通常のサービス環境から削除されても、暗号化されたバックアップ、災害復旧システム、セキュリティログ、Eメールシステム、監査記録または法令上保存が必要な記録から直ちに全てが削除されるとは限りません。

アカウント、決済および税務記録

アカウント情報は有効期間およびその後の合理的な期間、請求書、取引記録および関連事業記録は適用法令で必要な期間保存される場合があります。

Cookieおよび類似技術

当社ウェブサイトは、セキュリティ、ネットワーク管理、セッション、言語設定、フォーム、認証および基本機能のために必須Cookie等を利用する場合があります。

適用される同意要件に従い、ページ閲覧、パフォーマンス、アクセス元、端末分類および公開ページの利用状況を把握するため解析サービスを利用する場合があります。

広告またはコンバージョン測定技術を使用する場合、その内容をCookie設定またはCookieポリシーで説明します。

未成年者および代理人

当社の通常のサービスは、18歳以上の方を対象としています。

親権者、法定後見人、その他法的権限を有する代理人がサービスを依頼する場合、医療機関が適法に情報を提供する場合、依頼されたサービスに必要な場合等には、18歳未満の方に関する情報を取り扱うことがあります。

18歳未満の方は、権限を有する成人の関与なく、医療情報、本人確認情報または決済情報を独自に提出しないでください。

本人の権利および開示等の請求

適用法令に応じて、利用者は以下を請求する権利を有する場合があります。

• 当社が自己の情報を保有または取り扱っているかの確認
• 個人情報の開示または写し
• 不正確または不完全な情報の訂正
• 削除、消去、利用停止または制限
• 特定の第三者提供の停止
• 同意の撤回
• 特定の取扱いに対する異議申立て
• 対象情報のデータポータビリティ
• 外国にある第三者への提供に関する情報
• 自動処理に関する一定の見直し

これらの権利には法令上の例外が適用される場合があります。当社は、対応前に本人および権限の確認に必要な資料を求める場合があります。

苦情および相談

当社による個人情報の取扱いが適切でないと考える場合は、発生した事象、関係する情報、発生時期、関係するサービスおよび希望する対応を記載し、当社へ連絡してください。

当社は、受領確認、必要情報の確認、調査、結果通知および必要な是正措置を行うよう努め、原則として30日以内に実質的な回答を行います。

適用法令に応じて、日本の個人情報保護委員会、オーストラリア情報コミッショナー事務局、EUの管轄監督機関または英国情報コミッショナー事務局へ申し立てる権利を有する場合があります。

個人情報およびセキュリティ事故

当社は、個人情報または情報セキュリティ事故の疑いを評価し、対応するための手続を整備します。

事故が発生した場合、封じ込め、調査、リスク評価、是正措置、証拠保全ならびに法令上必要な本人および監督機関への通知を行う場合があります。

外部ウェブサイトおよびサービス

当社ウェブサイトまたは通信には、第三者のウェブサイトまたはサービスへのリンクが含まれる場合があります。第三者は独自のプライバシーポリシーおよび利用条件に従って情報を取り扱います。

法人顧客、医療機関および提携先

医療機関、病院、雇用主、保険会社、旅行事業者その他の組織が当社サービスを購入または調整する場合、当該組織から当社へ情報が提供され、当社がその適法な指示に従って情報を取り扱い、追加の契約上の個人情報保護および情報セキュリティ条件が適用される場合があります。

本ポリシーの改定

当社は、サービス、技術、サービス提供者、法令、情報取扱方法または透明性の向上を反映するために本ポリシーを改定する場合があります。

最新のポリシーは、施行日およびバージョン番号とともに当社ウェブサイトへ掲載します。

言語および解釈

本ポリシーは、英語、日本語またはその他の言語で提供される場合があります。英語版および日本語版は、同一の個人情報取扱方法を説明することを意図しています。

不一致を発見した場合は、確認のため当社へ連絡してください。適用される強行法規に基づく解釈が優先されます。

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